О назначении ответственных за внедрение инструментов бережливого управления.pdf
Приказ «О создании команды проекта «Бережливая поликлиника. Разделение потока «больной-здоровый».jpg
Приказ «О создании команды проекта «Сокращение времени при заборе крови».jpg
Проект «Бережливая поликлиника»
С февраля 2018 г. ОГБУЗ «Городская детская поликлиника № 3 города Старого Оскола» участвует в Федеральном проекте «Бережливая поликлиника».
Приказ от 01 февраля 1918 г. № 76/1 «О создании команды проекта «Бережливая поликлиника. Разделение потока «больной-здоровый».
Цель проекта
Усовершенствование процессов, направленных на повышение удовлетворенности пациентов, доступности оказываемых услуг, увеличение эффективности и устранение существующих временных и иных потерь, а также организация рабочих мест, обеспечивающая безопасность и комфортность работы сотрудников.
Проблемы и предложения. Анкетирование пациентов и сотрудников
Организованы места сбора проблем и предложений от сотрудников поликлиники, а также от наших посетителей.
Предложения анализировались и внедрялись в работу еженедельно. В ходе реализации проекта «Бережливая поликлиника» были проведено анкетирование сотрудников и пациентов, с целью выявления самых наболевших проблем. Были учтены пожелания и замечания по работе учреждения от пациентов и сотрудников поликлиники. В проектном офисе поликлиники прошли обучающие семинары для сотрудников поликлиники в рамках реализации проекта «Бережливая поликлиника».
По итогам анкетирования пациентов (83 анкеты) рейтинг проблемных вопрос был распределен:
1 место – дефицит врачебных кадров – 31,3 %;
2 место – вопрос реконструкции и капитального ремонта – 19,3 %,
3 место – наличие очередей – 18,0 %.
4 место – длительно время при заборе биоматериалов - 5,4 %,
Результат анкетирования сотрудников (92 анкеты) был распределен:
1 место – дефицит врачебных кадров – 21,7 %;
дефицит материально-технической базы – 21,7 %;
отсутствие ремонта – 21,7 %.
2 место – дефицит среднего мед. персонала – 8,0 %,
3 место – работа в электронном документообороте (выписка электронных листков
нетрудоспособности) – 6,5 %,
4 место – ожидание при приеме в дневной стационар – 5,4 %,
По каждому направлению были созданы рабочие группы проекта, составлены дорожные карты по реализации проектов, тактические планы по реализации проектов.
В 2018 году были реализованы следующие проекты:
|
№ |
Наименование проекта |
Срок реализации |
Итоги улучшения |
|
1 |
Разделение потока «Больной -здоровый» |
05.02.2018г.-11.05.2018г. |
Сократили время пребывания пациентов в поликлинике путем создания кабинета дежурного врача с 30 мин. до 15 мин. |
|
2 |
«Сокращение времени при заборе крови» |
09.01.2018г.-04.05.2018г. |
Уменьшили время ожидания в очереди у кабинета забора крови с 20 мин. до 7 мин. Сократили интервал приема пациентов с 15 мин. до 7 мин. Перешли на электронную запись (отказ от талонной системы) |
|
3 |
«Сокращение времени пребывания в регистратуре» |
09.01.2018г.-04.05.2018г. |
Сократили время пребывания в регистратуре с 15 мин. до 7 мин. путем организации работы Администратора, выведения функции приема вызовов в отдельный кабинет. Повысили уровень удовлетворенности пациентов качеством обслуживания в регистратуре с 68 % до 73 % (внедрение алгоритма общения) |
|
4 |
«Оптимизация процесса приема пациента в дневной стационар» |
10.09.2018г.-09.11.2018г. |
Сокращение времени протекания процесса приема пациентов с 65 мин до 31 мин. |
Были проведены картирование и хронометрирование основных процессов требующих изменений для создания доступности оказания медицинской помощи. В ходе чего были выделены основные проблемные места: разделение потоков больных и здоровых детей; длительное время при заборе крови в процедурном кабинете; длительное время пребывания в регистратуре; длительный процесс приема пациентов в дневном стационаре. Это потребовало разработки и внедрения проектов по улучшению данных процессов.
Организация работы «Сокращение времени пребывания в регистратуре»
В 2018 года введен проект «Открытая регистратура».
Обеспечен открытый контакт между регистратором и посетителем: установлены стойки регистратуры комфортной высоты.
Выделено 3 окна для приёма посетителей по типу «открытого окна».
Организована работа дежурного администратора в холле первого этажа поликлиники.
В регистратуре выделено дополнительное окно для справок.
Удобно организованы рабочие места регистраторов. Размещен алгоритм записи на прием к врачам специалистам.
Создание колл-центра поликлиники
С 2019 года осуществляется внедрение системы «5S», как инструмента «Бережливого производства»
Все более популярной становится методика организации рабочего пространства под названием «Система 5С». Она является инструментом бережливого производства и помогает создавать в кабинете, офисе или на предприятии таких условия, которые дают сотрудникам возможность экономить время и силы.
Сейчас ее применяют и в ОГБУЗ «ГДП № 3 г. Старого Оскола». На рабочих местах врачей-педиатров организовано рабочее пространство, отвечающее 3С.
Инструменты бережливого производства (5S):
Название «5S» формируется из слов:
- Сортировка
- Соблюдение порядка
- Содержание в чистоте
- Стандартизация
- Совершенствование 5S
1. Сортировка
- Все вещи, ненужные для работы, удалены с рабочего места (инструменты, оборудование, расходные материалы, отходы, документы и т.п.).
- Для вещей, которые используются редко, анализируется целесообразность их хранения за пределами рабочего места (или за пределами подразделения).
- Для всех вещей, которые хранятся на рабочем месте, определено их максимальное количество (включая продукцию, материалы, комплектующие).
- Документы, которые устарели или не используются, уничтожены или помещены в архив (включая электронные документы).
Что нужно сделать?
- Организация мест хранения вещей за пределами рабочего места.
Пример критерия сортировки:
- Предмет используется ежедневно – хранить на рабочем месте.
- Предмет используется еженедельно – хранится в пределах комнаты.
- Предмет используется ежемесячно – хранить в пределах подразделения.
2. Соблюдение порядка
Размещение предметов таким образом, чтобы они как можно лучше отвечали требованиям безопасности, качества и эффективности работы:
-
Определить и четко визуализировать места для хранения всех необходимых вещей в нужном количестве.
-
Исключить понятие «поиск вещи».
-
По возможности, выделенные места не должны позволять хранить вещи в количестве, большем, чем выделено (ограничители, отметки меры).
-
Система хранения позволяет легко и быстро брать нужную вещь и возвращать ее на место.
-
Ничто не складывать на шкафах, возле стен, под столом, в уголках и т.п.
3. Содержание в чистоте
- разрабатываются правила и критерии, по которым производится поддержание порядка и чистоты на рабочем месте.
Создание комфортных условий пребывания для посетителей и пациентов нашей поликлиники
В поликлинике организованы зоны комфортного пребывания детей и родителей в холлах поликлиники, а также создана игровая зона.
Организация автоматизированных рабочих мест
Кабинеты врачей-педиатров, врачей-специалистов, кабинетах забора крови, кабинетах функциональной диагностики оснащены автоматизированными рабочими местами. Что обеспечивает возможность вести электронный документооборот всеми службами.
В лаборатории поликлиники заполнение учетной медицинской документации и формирование отчетных форм теперь проводится в автоматизированном режиме.
Введена электронная запись пациентов для сдачи лабораторных анализов (общий анализ крови, биохимические анализы).
Введена электронная запись в прививочный кабинет, что позволяет организовать работу, как врача-педиатра участкового, так и медицинских сестер прививочного кабинета строго по записи. Тем самым обеспечена доступность и качество оказания медицинской помощи детскому населению.
НОВАЯ МОДЕЛЬ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
В 2019 году Центр организации первичной медико-санитарной помощи МЗ РФ разработал методические рекомендации «Новая модель медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь».
Определены критерии новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь:
-
Управление потоками пациентов;
-
Качество пространства;
-
Управление запасами;
-
Стандартизация процессов;
-
Качество медицинской помощи;
-
Доступность медицинской помощи;
-
Вовлеченность персонала в улучшения процессов;
-
Формирование системы управления;
-
Эффективность использования оборудования.
Целью Проекта служит внедрение и развитие пациент ориентированной системы оказания медицинских услуг. Отличительными признаками пациент ориентированной медицинской организации являются доброжелательное отношение к пациенту, отсутствие очередей за счёт правильной организации потоков посетителей и работы персонала, качественная медицинская помощь и активная профилактическая направленность деятельности.
Таким образом, реализация Проекта позволит значительно повысить качество оказываемых услуг и удовлетворенность пациента организацией работы поликлинического звена, заметно сократить очереди, время записи на приём к врачу, сроки прохождения диспансеризации и прочее.
Главной целью реализации Проекта стало повышение доступности и качества медицинской помощи населению за счёт оптимизации деятельности, устранения потерь, создания атмосферы комфорта для пациентов и сотрудников.
Очень важно, что принципы бережливости были предусмотрены сразу в трех взаимосвязанных направлениях: бережное отношение к пациенту, к персоналу, к ресурсам.
Бережное отношение к пациенту проявилось в улучшении комфортности и сервиса в поликлинике, доброжелательности персонала, информационном удобстве, снижении времени ожидания пациентов (в регистратуре, в очереди на прием, сроков ожидания плановой помощи и диагностических услуг).
Так, анализ передвижения пациентов от входа в медицинское учреждение до выхода, определение направлений потоков пациентов позволили значительно сократить число и время передвижений больных и сделать пребывание в поликлинике удобным.
Важным этапом стал анализ потока создания ценности и издержек, в котором весь объем работы, выполняемый персоналом, условно сегментировали на четыре составляющие по отношению к ценности конечного результата:
По каждому из направлений в поликлинике разработаны планы мероприятий, разрабатываются карты проектов, для внедрения их в работу.
В настоящее время в поликлинике реализуются 1 проект: – «Профилактические осмотры подростков путем создания мобильных бригад».
В разработке находится проект «Профилактические осмотры детей в возрасте 1 год», которые будет организованы по завершении капитального ремонта в основном здании поликлинике, расположенной по адресу: мкр. Олимпийский 13а.
Целью проекта является сокращение числа посещений поликлиники при профилактических осмотрах ребенка в возрасте до 1 года.
Работа с доской задач
В целях повышения результативности и эффективности деятельности поликлиники проводятся 15-минутные ежедневные встречи у доски задач в кабинете главного врача, на которых осуществляется контроль основных направлений деятельности каждого подразделения.
Уважаемые законные представители!
Мы работаем и меняемся для повышения доступности и качества медицинской помощи нашим маленьким пациентам!
Будем рады всем Вашим предложениям по улучшению организации работы.
2020 год
В 2020 году основными направлениями очередного этапа внедрения технологий бережливого производства в ОГБУЗ «Городская детская поликлиника №3 города Старого Оскола», стало совершенствование профилактических мероприятий: оптимизация профилактического приема врача педиатра путем перераспределения нагрузки между врачом и медицинской сестрой, оптимизация профилактических приемов детей первого года жизни с применением технологии «Ромашка», старших детей с применением технологий «Карусель», оптимизация вакцинации, оптимизация диспансеризации детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, диспансеризации детей с хроническими заболеваниями, а также был выбран процесс по совершенствованию организации лечебно-диагностического приема в кабинете дежурного врача.
В результате появилась возможность получения медицинских услуг в один день, исключены потери результатов и дублирование назначений различными специалистами, сократились колебания нагрузки между врачом и медицинской сестрой во время приема, между медицинскими сестрами прививочного кабинета с 80% до 30%, увеличилось время работы врача непосредственно с пациентом увеличилась от 30% до 60%, уменьшились время пребывания посетителей в поликлинике и протяженность маршрута движения.
В 2020 году реализуютя следующие проекты:
|
№ |
Наименование проекта |
Срок реализации |
Итоги улучшения |
|
1 |
Оптимизация профилактического прием врача педиатра путем перераспределения нагрузки на врача педиатра и медицинскую сестру |
25.05.2020 – 01.12.2020 г.. |
Минимизация колебания нагрузки между врачом и медицинской сестрой во время приема с 80% до 30% |
|
2 |
Оптимизация процесса диспансеризации детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей |
11.05.2020 – 11.11.2020 г.. |
Сокращение количества визитов в поликлинику при прохождении диспансеризации с 5-6 до 2-3 визитов Количество пересечений потоков профилактического осмотра с иными потоками от 6 до 1 |
|
3 |
Оптимизация работы врача педиатра по передаче подростков во взрослую сеть за счет внедрения электронных ресурсов |
19.10.2020- 31.12.2020. |
Сокращение возвратов по потоку от 4 возвратов до 0 Сокращение движений медицинских работников при передачи переводных эпикризов от 2,2 - 60 км до 0 |
|
4 |
Оптимизация процесса вакцинации |
17.05.2020-.-31.12.2020г. |
Сокращение пересечения потоков от 4 пересечений до 0 Минимизация колебания нагрузки между медицинскими сестрами прививочными в течение рабочего дня от 80% до 30% |
|
5 |
Оптимизация лечебно-диагностического приема врача педиатра в кабинете дежурного врача |
17.05.2020- 02.10.2020 г. |
Время работы врача непосредственно с пациентом увеличилась от 30% до 60% Минимизация колебания нагрузки между врачом и медицинской сестрой во время приема с 80% до 30% |
|
6. |
Оптимизация профилактического осмотра детей первого месяца жизни с использованием технологии «Ромашка» |
14.09.2020- 22.02.2021 |
Сокращение количества визитов в поликлинику от 5 до 1-2 визитов |
|
7 |
Оптимизация диспансерного приема врача гастроэнтеролога |
25.06.2020 – 05.12.2020 |
Сокращение времени, затрачиваемом пациентом на прохождение диспансерного осмотра от 13 - 40 дней до 2дней Сокращение количества посещений поликлиники для прохождения пациентом диспансерного осмотра от 3-6 визитов до 2 Увеличение приема пациентов по предварительной записи до 80% Увеличение приема пациентов строго по времени до 50% |
Профилактический осмотр по технологии «Ромашка» успешно применяется на двух площадках поликлиники. Такая система используется при диспансеризации детей первого года жизни. Главное ее преимущество в том, что все необходимые специалисты собираются вместе в одном кабинете – маленькому пациенту не нужно ходить по многочисленным кабинетам! После тщательного осмотра малыша врачи дают свое заключение. На месте в форме консилиума проходит обсуждение имеющихся вопросов и
Оптимизация лечебно-диагностического приема врача педиатра в кабинете дежурного врача
Цель: Оптимизация приёма врача-педиатра
Причины выбора:
1. Длительное время ожидания приема у кабинета врача-педиатра приводит к неудовлетворенности пациентов организацией лечебно-диагностического процесса и провоцирует конфликтные ситуации.
2. Отсутствие удобной эргономики рабочего места врача и медицинской сестры не позволяют оптимизировать процесс работы врача непосредственно с пациентом.
3. Неравномерная нагрузка на врачей и медицинских сестёр, осуществляющих амбулаторный приём внеплановых пациентов, служит источником неудовлетворенности медицинского персонала организацией рабочего времени.
Эффекты:
- стандартизация лечебно-диагностического приема врача педиатра
- повышение удовлетворенности пациента за счет оптимизации рабочего процесса
- увеличение времени работы врача непосредственно с пациентом за счет равномерности нагрузки на медицинскую сестру
|
Осмотр врачом педиатром, постановка диагноза, назначение лечения, обследования, дача рекомендаций |
Медицинская сестра заполняет шаблон со слов врача во время осмотра пациента
Медицинская сестра записывает на следующий прием
 |
Медицинская сестра выписывает направление на анализы
Оптимизация процесса диспансеризации детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей
Цель: Оптимизация процесса диспансеризации детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей
Причины выбора:
-длительные процесс прохождения диспансеризации (до 15 дней), ожидание в очереди на приём к врачу специалисту или проведения исследования приводит к неудовлетворенности пациентов организацией диспансеризации и провоцирует конфликтные ситуации
- неоднократные визиты в поликлинику для прохождения диспансеризации в рабочий день опекуна
-отсутствие выделенного времени в расписании специалистов, УЗИ, ЭКГ для прохождения диспансеризации приводит к смешению потоков
- прием специалистов на разных этажах и на разных площадках приводит к лишним передвижениям пациентов
Эффекты:
- организовано оформление документации в электронном виде, сокращено время получения результатов лабораторных и функциональных исследований, отсутствие жалоб на утерю карты, сокращено длительность пребывания в поликлинике, исключены очереди перед кабинетом, сокращено количество визитов в поликлинику
Все специалисты на одном этаже. У каждого пациента свой маршрутный лист
Невролог уролог эндокринолог хирург травматолог
Оптимизация профилактического прием врача педиатра путем перераспределения нагрузки на врача педиатра и медицинскую сестру
Причины выбора:
- неравномерная нагрузка на врачей и медицинских сестер, не позволяет увеличить время работы врача с пациентом, что служит источником неудовлетворенности медицинского персонала организацией рабочего времени
- Выполнение врачом несвойственных ему функций
- отсутствие полных шаблонов осмотра врача педиатра в ТМ МИС приводит к дублированию информации на бумажных носителях, что способствует уменьшению времени работы с пациентом.
Эффекты:
- стандартизация приема врача педиатра
- повышение удовлетворенности пациента за счет оптимизации рабочего процесса
- увеличение времени работы врача непосредственно с пациентом за счет равномерности нагрузки на медицинскую сестру
Уважаемые законные представители!
Мы работаем и меняемся для повышения доступности и качества медицинской помощи нашим маленьким пациентам!
Будем рады всем Вашим предложениям по улучшению организации работы и отзывам по внедряемым проектам..
Проект «Оптимизация процесса оказания лечебной помощи детям с вирусными инфекциями, в период действия ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекцией»
В течение 2020 года «в новой реальности» медицинские работники учились реагировать на новый инфекционный вызов, эмпирически нащупывая возможные лечебные или диагностические интервенции.
С целью реализации мер по профилактике и снижению рисков распространения новой коронавирусной инфекции COVID-19 в условиях медицинской организации и выполнения плана мероприятий по достижению качественной и доступной лечебной помощи в период действия ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекцией за счет оптимизации процессов оказания лечебной помощи несовершеннолетним в ОГБУЗ «Городская детская поликлиника №3 города Старого Оскола» открыт проект «Оптимизация процесса оказания лечебной помощи детям с вирусными инфекциями, в период действия ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекцией»
Обоснование выбора процесса:
- увеличение в 2 раза количества необоснованных обращений в поликлинику, в связи с дезориентацией пациентов большим информационным потоком из средств массовой информации;
- низкая удовлетворенность пациентов организацией лечебной помощи детям с вирусными инфекциями, в т. ч новой коронавирусной инфекцией (рост жалоб до 20 в месяц);
- заболеваемость среди медицинского персонала, приведет к увеличению длительности ожидания получения лечебной помощи в 2 раза (на 40 мин) ;
- длительное время ожидания возле кабинетов врача до 45-100 минут.
Цель:
1. Сокращение времени, пребывания в поликлинике при получения лечебной помощи от 89,8- 112,4 мин до 19- 30 мин
2. Сокращение количеств пересечений потоков при получении лечебной помощи детям с вирусными заболеваниями с 6 до 1
Эффекты проекта:
Сокращение времени пребывания больных в детской поликлинике на 30%.
Снижение риска инфицирования пациентов внутри МО на 100%.
Повышение удовлетворенности населения на 100%.
Увеличение до 80% оказания лечебной помощи на дому путем формирования мобильных бригад
Выделены дополнительные кабинеты для приема детей (кабинет дежурного врача, кабинет выдачи справок)
